gérer les congés

Comment gérer les congés et absences au sein de l’entreprise ?

Comment gérer les congés et absences au sein de l’entreprise ?

Qu’ils soient programmés ou inopinés, les congés sont des plages de repos aménagées pour faire souffler un peu le travailleur. Pour anticiper l’organisation des services, des plannings sont générés en fonction de la validation des demandes d’absences. Comment les entreprises s’organisent-elles pendant ces périodes délicates ?

Comment anticiper les congés ?

Afin de mieux s’organiser et d’éviter la vacance des postes, il est important que les salariés préviennent au plus tôt leur entreprise. En effet, l’objectif des sociétés est de minimiser le plus possible l’impact des vacances sur les clients. Il revient donc au manager et aux RH de valider ou non la demande de congés de l’employé, sans quoi l’entreprise ne pourrait plus assurer tous les postes. Ce qui entraînerait le recrutement des CDD, pas toujours gage d’efficacité.

Afin de préparer au mieux votre absence, il faut :

  • Prévenir vos collègues de vos dates de congés ;
  • Partir pendant une période creuse ;
  • Trouver une personne pour assurer l’intérim et prendre les décisions à votre place ;
  • Prévenir vos principaux interlocuteurs (clients & prospects), et leur donner les coordonnées de votre remplaçant ;
  • Mettre en place une réponse automatique sur votre adresse mail et sur vos répondeurs, indiquant votre période de vacances et l’interlocuteur à contacter en votre absence ;
  • Essayer de conclure les dossiers en cours avant de partir. Autrement, informez-en votre supérieur hiérarchique et vos collaborateurs, afin d’assurer un suivi de ces dossiers ;
  • Garder quand même votre téléphone portable ouvert afin de pouvoir être contacté en cas d’urgence.

Quelques moyens pour gérer au mieux les absences des salariés

Chaque salarié a droit à des congés payés, et chaque entreprise utilise des moyens différents pour organiser cette absence. Certaines utilisent des tableaux Excel pour y répertorier toutes les dates, leurs acceptations et leurs motifs. Mais, il y a également un logiciel de gestion des congés payés. Il permet aux responsables des ressources humaines de concilier les départs en congés des salariés et la continuité de l’activité de l’entreprise, en assurant:
  • Le processus de demande d’absence ;
  • Le planning équipe et groupes ;
  • La gestion des compteurs et soldes ;
  • La gestion des heures supplémentaires et compensations.

Quel que soit le mode de fonctionnement de votre entreprise, il est indispensable qu’anticipation et organisation soient de rigueur pour les congés et absences de clients ManaTime.

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